ホステスさんも使ってます

ホステスさんと言うべきか、20代女性と言うべきか、名刺の管理ツールを上手に使ってお客さま情報を管理しているそうです。そっか、ホステスさんも数多くの男性を相手にしてますし、それぞれの満足度を上げていくには、それぞれの事情を把握して、接待したり、連絡を取らないといけませんからね。

名刺の管理ツールやアプリは無料で使えるものもありますし、もらった名刺はすぐにデータ化できます。もしかしたら、汗水たらして営業している男性営業マンたちよりも、上手にツールを利用しているのかもしれません。

業種によって、あるいは役職によって、言ってはいけないこととか、聞いてはいけないこともあるでしょう。また、ライバルの会社の話は厳禁だったり、逆に情報を教えて、なんていうことも。。そういった細かなことも、メモ機能に記しているらしいですよ^^

営業支援システム

リード案件化すること!

名刺の管理ツールを利用していても、それが単なる顧客の名前管理や、礼状、年賀状などの手紙、メールの送信だけにとどまっていませんか?

きっと、ツールの導入前には「あんなことも、こんなこともやってみよう!」と思ってはいても、実際に使い始めると導入前の新鮮味や珍しさが無くなり、最低限の活用しかしていない、というケースもよくあるんです。

そうなると、わざわざツールを導入しなくもて、エクセルに入力しておけば・・と後悔してしまうかもしれません。そうならないために、名刺管理とSFAを連携させることを考えてみませんか?

そもそも、名刺の管理ツールは新規営業の獲得、新規顧客の獲得が目的の一つです。ですから、リード案件化にすることを目標にしていれば、営業マンも有効活用しよう!と思ってくれるのではないでしょうか。

営業に時間をかけよう!

人が目で見て確認をしなければならないことってありますよね。見積書、請求書の確認、頂いた分の領収書の準備や会議のための資料作成などなど。文字や数字を打ち込むという単純な作業をこれからはツールが行ってくれるようになりますが、やはり大切な部分は人がそこに入ってチェックしていないといけません。

また、こういった単純作業はツールに任せることで、人は本来の業務である営業に、これまで以上に時間をかけることも可能です。

SFAにはれまでの営業プロセスが見える化されていますから、今後アプローチをかけたい人物がいれば、その多く集められた情報を分析し、これからの営業に活かしていこう!といった考え方も必要になってきそうですよね。また、初めてアポイントを取って営業に回るには、やはりSFAから読み取った情報も活用していくのが理想です。さらに、営業に時間をかけるためにも、まずは欲しい情報の入手確保の技、情報の分析、データ化によって、目の前の山積みになっている業務を少しずつ減らして気持ちも新たになってみませんか?

社内環境も大事

SFAの導入を検討する際には、どうしても目新しいことに目を向けがちですよね。どんな機能を選ぼうか、どこのベンダーが人気があるのか、フォローはどこまでやってくれるのかなどなど。本当に多くのことを検討していかないといけないし、機能などを選ぶ時は、新しいものが使えるというちょっとした嬉しさもありますよね^^

しかし待ってください。もし、古いパソコンだったり、古いOSをずっと使っている場合、最新のSFAだと適用できない場合もあるんです。そんなヘマはしないよ!と思っているかもしれませんが、導入してからでは遅いのです。まずはSFAのベンダーのスタッフを呼び、実際に今自分たちが使っているシステムやツール、グループウェアなどをすべて見せておくようにしましょう。適用できなければどういった環境を整えるべきなのか、また適用する場合にはどこまでが大丈夫でどこからが無理になっていくのか、こういった細かな点まで聞いておくことが大事です。途中、面倒な顔をしていたり、よくわからない様子だったら、そのスタッフ、ベンダーにはお帰りをお願いした方が良いかもしれませんね^^

SFAに近いメリットも

SFAを導入するにはお金が無い。でも営業マンそれぞれの営業プロセスは押さえておきたい。そんな会社の方におすすめなのが、名刺の管理ツールです。

会社の規模が大きくなるにつれ、それぞれの営業マンの営業状況を把握するのは困難になっていきますよね。しかし、管理者はすべてを知っておく必要があります。

そこで、営業日報と名刺の管理ツールをつないでおくことで、SFAに近いメリットを生み出すことができるようになるんです。最近の名刺の管理ツールは、最初からSFA、そしてCRMとも連携させているものもあり、費用をとても安くして使えるものが提供されています。名刺の管理ツールは無料のアプリを使い、それに営業日報を連携させれば、もっと費用はかかりません。

スマホのビジネスアプリを使いこなす、これもデキるビジネスマンの条件になりそうですね。

knowledgesuite.jp

ファイルを入れ替えはちょっと・・・

名刺をファイルに入れて保存。必要な時はそのファイルから名刺を取り出して使う、そのような活用法をやっていると、ひどく手間がかかってしまうことがありますよね。

例えば、ファイルの入れ替えです。これを聞いただけでもうんざりする人もいるのではないでしょうか^^

これまでの仕分けだと効率が悪いので、別の仕分けにしたいからファイルを入れ替えてくれ、と、上司は簡単に言うでしょう^^しかし数百枚ある名刺のファイルを、別のファイルに整理し直すのには、時間も手間もかかってしまいますよね。もし、すべての名刺情報がパソコンの中に入っていたら・・。一発で並び替えが出来てしまうのに。

そうです、早く上司に言いましょう!「名刺の管理ツールを導入してください!」と^^

移行できていますか?

たまに聞くのですが、SFAの移行で大変な思いをした、と。移行する、というくらいですから、SFAを利用歴も長いのでしょう。

使い慣れたシステムを移行すること自体、とても大変だと思うんですが、SFAだとなおさらでしょう。一つの部門だけで使っているならまだしも、3つとか4つとかの部門で連携していた場合、移行前、移行中にSFAのデータはどのようにして使うのかとか、データになっているすべてを移行するのか、それとも捨てるものもあるのか、など、移行前からさまざま大変ですよね。

そして、思ってもいないことも出てきそうです。あの東大でさえ、生協の改修だか改築だかの際、壁に飾られていた大きな絵画を廃棄処分としていた・・という事件?が明るみに出ていますよね。

SFAの移行にしてもこういった予想だにしていなかったトラブルが出てきてもおかしくはありません。ただ、SFAだって年々新しく、使いやすく機能も優れたものが出てきていますからね。最初から移行することを考慮して導入できると良いですね。

CRMの代わりに

CRMやSFAといった幅広い機能がある営業支援システムを導入するには、自社は規模が小さすぎる。でも、顧客の情報はキッチリと管理していきたい、という会社では、最近名刺の管理ツールが選ばれているそうです。

しかも、大手の有料のものではなくて、無料のアプリなどが。こういった手軽な名刺の管理ツールを使ってみて、使い勝手や機能などをチェックし、「これならいけそう!」と思ったものを継続利用、あるいは有料のものに移行したりするんだそうです。

きっと、企業には毎日のようにこういったツール、システムの売り込みも多いことでしょう。その際には、良いことばかりを言われ、つい機能豊富なものを選びそうになりますが、どのようなツールにしてもまずは少ない機能から徐々に慣れていく、といった方法が長続きするそうですよ。

管理職でも知っていたい知識

管理職と言うと、それなりの年齢で、パソコンはあまり使えない、その分口は出す、といったイメージがありませんか?^^でも、現在こんな管理職がいれば、きっと部下から慕われることもないでしょう。。そういえば、バブル期に入社した50歳以上の社員のリストラというのが、大手企業で始まっているようですね。何の努力をしなくても大手企業に就職できた世代、今も尚、やる気の薄い人たちが多いそうで^^こういった使えない世代にはとっとと辞めてもらいたいと、きっと下の世代からの突き上げが行われている模様です。

そういったことにならないよう、これからの管理職に就く方たちは、多くの知識や経験を積みたいものですよね。営業関連の職場に居れば、SFAやCRMといった、これから活用が進む営業支援ツールの知識は是非とも知っておきたいものです。

特に、SFAは営業マンが新規顧客を開拓する際にとても役立つツールです。新入社員が入ってきて、新規顧客を探す営業に出る際、先輩としてSFAをサクサク活用できれば、きっと尊敬されること間違い無しですよ^^

継続はしないように・・

SFAを導入しても、最初のうちは慣れないだろうから今までの日報も継続しよう、という発想があるようです。たしかに、管理者や経営陣は、営業を管理する上で詳細な情報を必要としますから、慣れないSFAだけでは不安もあるかと思います。

ただ、実際にSFAを使いこなせるように頑張りながら、今までの日報も継続では、当の営業担当者たちの負担は2倍、3倍と増えてしまうんですね。営業担当者の本来の業務は営業を行うことですから、それ以外の雑務に時間を取られたくないもの。日報にかかる時間さえ負担なのに、さらに新しいシステムまでのしかかってくれば、精神的にもキツいものがありますよね。

最近では、SFAを導入する際にはできるだけ簡単なものから、作業画面もとっつきやすく、入力もチェック項目だけというサービスを選ぶようにはなってきています。しかしそれでも慣れないシステムは時間がかかってしまうもの。SFAには日報機能、案件機能などがあるので、SFAを導入したらきっぱりと今までの日報は止めて、SFAだけに集中することを考えてみてはいかがでしょうか?

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